ميهن مگ

۲۱ نکته برای مدیریت زمان و بهره‌وری بیشتر

2 ماه پیش

۲۱ نکته برای مدیریت زمان و بهره‌وری بیشتر

نگویید زمان لازم و کافی ندارید!

شما دقیقا همان مقدار ساعاتی در اختیار دارید که به هلن کلر، پاستور ، میکل آنژ ، مادر ترزا ، لئوناردو داوینچی ، توماس جفرسون و آلبرت انیشتین داده شد.

بسیاری از مردم در جامعه ما سعی می‌کنند بسیار کارآمد باشند.

همان افرادی که وظایف خود را دانه به دانه و سریع انجام می‌دهند ، ایمیل‌هایشان را چک می‌کنند ، چیزها را سرو سامان می‌دهند ، تماس می‌گیرند ، فرمان‌ها را اجرا می‌کنند و … .

کسانی که این کارها را انجام می‌دهند عقیده دارند که ” مشغول بودن ” به معنای سخت کار کردن است و آنها به سوی موفقیت پیش می‌روند.

در حالی که این باور ممکن است تا حدی درست باشد ، اغلب منجر به بهره وری بی روحی می‌شود – نیاز دائمی برای انجام کاری و گرایش با اتلاف وقت برای انجام کارهای بی اهمیت یا کم اهمیت.

بجای این رفتار ، به شما پیشنهاد میکنیم کارهای متفاوت‌تری انجام دهید.

هوشمندانه تر کار کنید ، نه سخت تر!

یک مثل قدیمی که می‌گوید “هوشمندانه تر کار کنید ، نه سخت تر!” این روزها برای من در هر نوع کاری به عنوان یک اصل تبدیل شده است.

به جای اینکه مانند ربات وظایف را انجام دهم ، سعی می‌کنم متفکرانه عمل کنم و همیشه از خودم بپرسم که آیا چیزی می‌تواند کارآمدتر انجام شود یا اینکه اصلا امکان دارد آن را به کل حذف کنم؟

مدیریت زمان من اینگونه نیست که تمام وظایف  را تا آنجا که ممکن است در روز خود بگنجانم .

بلکه برای باز کردن فضای بیشتر در زندگیم برای افراد ، بازی و استراحت ، کار کردنم را ساده‌تر ، کارها را سریع‌تر و استرس را  کاهش دهم .

به شما قول می‌دهم واقعا زمان کافی برای انجام کارهای مورد علاقه‌تان در روز وجود دارد ، اما باید کمی چیزها را بازسازی و دوباره تصویرسازی کنید تا آنها را پیدا کنید.

۲۱ نکته برای مدیریت زمان

من این ۲۱ نکته را برای شما گردآوری کردم به امید اینکه تلنگری باشد تا شما را به مسیر درست هدایت کند.

ترفندها و نکات بی‌شماری برای اینکه زمان خود را به طور موثری مدیریت کنید وجود دارد. نکاتی که در این مطلب آمده آنهایی هستند که من مفید می‌دانم ، اما برای هر کس متفاوت است.

بگذارید این لیست کاتالیزوری باشد تا باعث شود به طور منظم به این فکر کنید که چگونه تمرین‌های خود را اصلاح کنید

۱-اول از همه مهمترین کارها را انجام دهید.

این قانون طلایی مدیریت زمان است . هر روز دو یا سه وظیفه که انجام دادنشان بسیار مهم است را شناسایی کنید و آن‌ها را در اولویت قرار دهید.

پس از پایان کار ، این روز موفقیت‌آمیز بوده ، حالا می‌توانید سراغ کارهای بعدی بروید یا اینکه بقیه کارها را فردا انجام دهید . چرا که کارهای ضروری را انجام داده‌اید.

۲-یاد بگیرید ” نه ” بگویید !

ساختن تعهدات زمانی زیاد می‌تواند با ما آموزش دهد چگونه تعاملات متعدد را به دست آوریم و در تعادل نگه داریم که این چیز بسیار خوبی‌ست.

با این حال فراتر هم می‌توانید بروید . در بعضی موارد ، یاد بگیرید که فرصتها را رد کنید و نپذیرید.هدف شما باید تنها به عهده گرفتن تعهداتی باشد که می‌دانید برای آن وقت دارید و برایتان مهم است.

۳-حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید.

بعضی افراد فکر می‌کنند کم کردن زمان خواب راه خوبی برای حقه زدن در بهره‌وری و دور زدن آن و به دست آوردن چند ساعت اضافی در روز است ! اما این اشتباه است.

عموم مردم به مدت ۷ تا ۸ ساعت خواب برای بدن و ذهن خود نیاز دارند تا به طور مطلوبی عمل کنید.به بدن خود گوش دهید و ارزش خواب را دست کم نگیرید

۴-تمام تمرکز خود را روی وظیفه‌ای که در دست دارید بگذارید.

تمام پنجره‌های مرورگر خود را ببندید ، گوشی خود را در حالت سکوت قرار داده و گوشه‌ای دور از چشم قرار دهید.

مکانی ساکت برای کار کردن پیدا کنید یا اگر نیاز دارید به یک موسیقی گوش دهید.

روی کار خود تمرکز کنید . هیچ چیز دیگری نباید وجود داشته باشد تا تمرکزتان را بگیرد. در در کار خود نفوذ کنید

۵-زود شروع کنید.

تقریبا همه ما میل به تعویق انداختن کارها را داریم و از آن رنج می‌بریم.

زیرا این کار خیلی آسان به نظر می‌رسد و شما همیشه برنامه می‌ریزید تا در نهایت بعدا انجامش دهید پس چرا که نه؟چرا حالا انجام ندهید؟

به بیماران بهبود یافته Procratinator مزمن -کسانی که کارهای شخصی و مهم خود را عقب می‌اندازند-  نگاه کنید و از آنها الهام بگیرید . زود شروع کردن خیلی زیباتر و کم استرس‌تر است و به آن سختی‌ها که فکر می‌کنید نیست اگر فقط قاطعانه تصمیم بگیرید که این کار را انجام دهید.

۶-اجازه ندهید جزییات بی اهمیت شما را پایین بکشند.

ما با توجه زیاد نشان دادن یه جزییات کوچک کار اغلب اجازه می‌دهیم پروژه‌ها خیلی بیشتر از آنچه که باید ،  طول بکشند.

با این حال متوجه شده‌ام که این امکان وجود دارد که میل به دائما بررسی کردن آنچه تا کنون انجام شده را عقب راند و کمتر به آن‌ها اهمیت داد.

۷-وظایف کلیدی را به عادت تبدیل کنید.

نوشتن کار همیشگی من است . من باید تمام وقت بنویسم برای مدرسه ، کار ، سازمان دانشجویی ، وبلاگم و … .

احتمالا من در هفته حدودا ۵۰۰۰ تا ۷۰۰۰ کلمه می‌نویسم.

مقدار نوشتن‌های من ممکن است برای بقیه زیاد به نظر برسد اما برای من کاملا قابل کنترل است چرا که به انجام آن عادت دارم.

عادت کرده‌ام که هر چیزی را هر روز  برای مدت زمان طولانی بنویسم.

من به ندرت این روال را شکسته‌ام . به همین جهت ذهنم عادت دارد بنویسد.

این کاملا طبیعی و لذت بخش است . آیا می‌توانید چیزی شبیه این انجام دهید.

۸-در زمان تماشای تلوزیون یا انجام بازی‌های کامپیوتری وظیفه شناس باشید!

سپری کردن زمان برای مرور کردن توییتر یا تماشای تلوزیون و فیلم یا بازی کردن می‌تواند از بزرگترین عامل تلفات بهره‌وری شخص باشد.

پیشنها می‌کنم بیشتر نسبت به زمانی که برای این فعالیت‌ها صرف می‌کنید آگاه باشید.

همین که بدانید چقدر از وقت گرانبهای شما را هدر می‌دهند به سادگی باعث می‌شود کمتر بخواهید این کارها را انجام دهید

۹-محدودیت زمانی برای انجام کار مشخص کنید.

به جای اینکه بنشینید و به این فکر کنید که ” تا زمانی که این کار تمام نشده اینجا می‌مانم ” بگویید ” می‌خواهم اینکار را ظرف ۳ ساعت آینده تمام کنم”.

محدودیت زمانی شما را به تمرکز بیشتر وا می‌دارد.

۱۰-یک زمان استراحت میان وظایف خود تعیین کنید.

وقتی کاری را پس از کار دیگر انجام می‌دهیم سخت است که بخاطر آنچه انجام می دهیم از خود تشکر کنیم و میان کارها متمرکز و با انگیزه باقی بمانیم.

اینکه برای خود در میان کارها زمان استراحت تعیین کنیم می‌تواند تنفس هوای تازه برای مغزمان باشد.

هنگام استراحت بروید و کمی قدم بزنید ، مدیتیشن کنید یا تمرین تخلیه‌ی ذهن انجام دهید.

۱۱-به کل لیست کارهایی که باید انجام دهید فکر نکنید.

یکی ازسریع‌ترین راه‌های غلبه بر خودتان این است که در مورد لیست بزرگ کارهایی که باید انجام دهید فکر کنید. این را بدانید که هیچ مقداری از این افکار این لیست را کوتاه‌تر نمی‌کند.

در این لحظه تنها کاری که می‌توانید بکنید این است که به همان کاری که در حال انجامش هستید فکر کنید .همان یکی ، تک و تنها . هر بار یک قدم.نفس بکشید.

۱۲-ورزش کنید ، سالم بخورید.

مطالعات بسیاری سبک زندگی سالم را با بهره‌وری کاری زیاد مرتبط می‌دانند. مانند خواب کافی ، ورزش کردن و غذای سالم خوردن سطح انرژی را بالا می‌برد.این امر ذهن شما را خالی و به شما اجازه می‌دهد راحت تر تمرکز کنید.

۱۳-کمتر انجام دهید!

این تاکتیکی است که توسط بلاگر مورد علاقه‌ام Leo Babauta توصیه می‌شود.

اساسا کمتر انجام دادن ، راه دیگری برای انجام دادن کارهاییست که واقعا مهم هستند.

سرعت خود را کم کنید ، به آنچه باید انجام شود توجه کنید و روی آن تمرکز کنید.کارهای کمی انجام دهید کمترین کارها با ارزشهای بسیار بالا به جای چیزهایی که واقعا پوچ هستند

۱۴-از آخر هفته خود ” فقط کمی” استفاده کنید.

من متوجه شدم انجام دادن فقط کمی کار در آخر هفته می‌تواند واقعا کار را در طول هفته کاهش دهد و این بسیار شگفت‌انگیز است.هدف فقط ۲ تا ۴ ساعت زمان در روز است. شما هنوز هم وقت زیادی برای انجام فعالیت‌های مورد علاقه‌تان خواهید داشت.

۱۵-یک سیستم سازماندهی ایجاد کنید.

منظم بودن زمان بسیار زیادی را نجات می‌دهد . همچنین نیاز نیست منظم ترین فرد روی زمین باشید . پیاده سازی سیستمها پیچیده نیست.

یک سیستم ثبت برای اسناد ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه ی اقلام جایی برای نگه داری در مکان شما دارند.

ایمیل‌هایی که نمی‌خواهید به دستتان برسد را از لیست ایمیلتان حذف کنید . ساده ساده ساده .

۱۶-هنگام زمانهای انتظار کاری انجام دهید.

هنگامی که مجبور به انجام کار زیادی نیستیم تمایل به استراحت داریم . مانند اتاق‌های انتظار ، صف مغازه‌ها ، زمان انتظار در ایستگاه مترو و …

کارهایی برای انجام طی این زمانها پیدا کنید. من دوست دارم برای کلاسها مطالعه کنم پس مقداری جزوه هر جا که می‌روم با خودم می‌برم و در زمان انتظار می‌خوانم.

۱۷-خودتان را درون اتاق حبس کنید.

هیچ حواس پرتی و عذر و بهانه‌ای وجود ندارد.من فقط وقتی کاری را به پایان می‌رسانم که درها را رویم قفل کنند و تنها در یک اتاق بمانم. اگر این‌گونه هستید آن را درک کنید و بر اساس آن عمل کنید.

۱۸-به برنامه خود متعهد بمانید.

به نوعی قبلا هم به آن اشاره کرده‌ام اما ارزش تکرار را دارد.

قاطع باشید ، متعهد باشید ، حرفه‌ای عمل کنید و آن را دنبال کنید.

شرکت به آنچه شما تصمیم می‌گیرید عمل می‌کند . به انجام رساندن، شما را به همه جا می‌رساند.

۱۹-وظایف مربوط به هم را با هم انجام دهید.

بیایید بگوییم که در طول یک آخر هفته مشخص ، شما باید دو ماموریت را برنامه نویسی کنید ، ۳ مقاله بنویسید و ۲ ویدیو درست کنید.

به جای اینکه هر مدل که حستان می‌گوید کارها را انجام دهید ، آنهایی که مانند هم هستند را دسته‌بندی کنید و به صورت متوالی انجام دهید.

وظایف مختلف نیاز به تفکر متفاوتی دارند . پس به نظر منطقی است که اجازه دهید ذهن شما به جریان فعلی خود ادامه دهد به جای اینکه به طور غیر ضروری سراغ کاری برود که نیاز به تمرکز مجدد داشته باشد.

۲۰-زمانی برای سکوت پیدا کنید.

در دنیای پر تحرک ما افراد بسیاری هستند که زمانی برای آرامش خود پیدا نمی‌کنند.

با این حال این کار فوق‌العاده جواب می‌دهد.عمل کردن و عمل نکردن هر دو نقش حیاتی‌ای در زندگی ما ایفا می‌کنند.

پیدا کردن زمان در زندگیتان برای سکوت و عدم تحرک ، اضطراب را کاهش می‌دهد و نشان می‌دهد که نیازی نیست مدام عجله کنید. و همچنین باعث می‌شود راحت تر بتوان کار خود را رضایت بخش یافت.

۲۱-کارهای غیر ضروری را حذف کنید.

می‌دانم به این نکته قبلا اشاره شده ، اما این یکی از مهم‌ترین نکته‌های این مقاله است.

زندگی ما پر از چیزهای اضافی و غیر ضروری‌ست و وقتی ما این غیر ضروری‌ها را شناسایی و حذف کنیم بیشتر و بیشتر به چیزهایی که مهم هستند و ارزش وقت گذاشتن را دارند نزدیک می‌شویم.

آخرین و بهترین نکته :

این آخرین نکته‌ایست که می‌خواهم به آن اشاره کنم . اگر می‌خواهید یک نکته از این مطلب را به خاطر بیاورید ، این را به ذهن خود بسپارید :

لذت همیشه باید هدف ما باشد. کار می‌تواند مانند بازی کردن باشد.

ما آنقدر درگیر کسب و کار می‌شویم که فراموش می‌کنیم از آن لذت ببریم . حتی وقتی روی اینکه  کارها را هوشمندانه‌تر انجام دهیم ، تمرکز می‌کنیم ، زیادی برای به انجام رساندن کارها تمرکز می‌کنیم.

این هرگز آن چیزی نیست که باید باشد . همیشه از خود بپرسید : چه کاری انجام دهم تا زمان بیشتری برای لذت بردن از کاری که انجام می‌دهم صرف کنم؟

هدف باید مرتب کردن تعهدات باشد آن طور که شما شادتر زندگی کنید حتی در حالی که کار می‌کنید.

این بیشتر شبیه یک رویا می‌ماند ، اما در دنیای امروزی این بیشتر از همیشه امکان پذیر است . کنجکاو باشید و درها را به روی فرصت‌ها باز بگذارید . خودتان را بشناسید و احساسات خود را در آغوش بگیرید .

اتفاقات شگفت انگیزی خواهد افتاد.

لطفا امتیاز دهید
0
برچسب ها :

دیدگاه شما

10 − چهار =

بدون دیدگاه